1. Algemene verordening Gegevensbescherming

De GDPR is een Europese verordening die tot doel heeft een uniform kader voor gegevensbescherming tot stand te brengen. Zij is sinds 25 mei 2018 van toepassing in alle Lidstaten van de Europese Unie.

In het Belgische recht is er een wet die een aantal bepalingen van de GDPR aanvult en verduidelijkt. Dit is de wet van 30 juli 2018 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

Aan het eind van dit Charter (zie « Hoofdstuk 19 » hieronder) vindt u een lijst van definities die nuttig zijn om de gebruikte termen te begrijpen. Wij nodigen u uit deze lijst te raadplegen en kennis te nemen van de inhoud ervan.

2. Voor wie is dit Charter bestemd?

Dit handvest is bestemd voor natuurlijke personen van wie Ethias persoonsgegevens moet verwerken, zoals:

• prospects of kandidaat-verzekeringnemers;
• personen die betrokken zijn door een verzekeringsovereenkomst (verzekeringnemers, verzekerden, begunstigden);
• personen die betrokken zijn bij een ongeval (gewonden, getuigen en hun eventuele vertegenwoordigers); of
• verschillende personen die betrokken zijn bij de sluiting van een verzekeringsovereenkomst of de behandeling van een schadegeval (verzekeringstussenpersonen, medische deskundigen, herstellers, pechverhelpers, zorgverleners, enz.);
• personen die zich kandidaat stellen voor een functie bij Ethias.
   

De gegevens van rechtspersonen vallen niet onder de GDPR of dit Charter.
 

3. Verwerkingsverantwoordelijke

Ethias nv (hierna « Ethias » of « we ») is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens die zij via haar verschillende merken (Ethias en Flora) verwerkt. Ethias is een vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel gevestigd in Rue des Croisiers 24, 4000 Liège, België, ingeschreven bij de Kruispuntbank voor Belgische Ondernemingen onder nummer 0404.484.654.

Als verwerkingsverantwoordelijke bepalen we de doeleinden (het « waarom ») en de middelen (het « hoe ») voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zijn we uw eerste aanspreekpunt (alsook dat van de toezichthoudende autoriteiten) voor alle vragen in verband met de verwerking van uw gegevens. Het doel van dit Privacy Charter is u te informeren over de verwerking van uw gegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn.

Onze functionaris gegevensbescherming (hierna « FG », « Data Protection Officer » of « DPO ») is verantwoordelijk voor het toezicht op het gegevensbeschermingsbeleid. Hij voert zijn opdracht uit in overeenstemming met de GDPR en doet hierbij een beroep op een netwerk van « GDPR-medewerkers ». Via haar interne GDPR-netwerk garandeert Ethias de correcte opvolging van elke vraag met betrekking tot de GDPR, de uitoefening van uw rechten of dit Charter (« Hoofdstuk 4 » is gewijd aan de invoering van een privacygovernancestructuur binnen Ethias). U kunt contact met hem opnemen:

• per post naar het volgende adres: Ethias SA - DIM-Spoc GDPR Rue des Croisiers 24 4000 Liège.
• per e-mail naar DPO@ethias.be.

4. Ons engagement

We vinden het belangrijk om uw privacy te respecteren en uw persoonlijke gegevens strikt vertrouwelijk en in overeenstemming met de geldende wetgeving te verwerken. Daarom beschikken wij over solide praktijken op het vlak van privacy governance. Deze verbintenis vertaalt zich in de volgende maatregelen:

• het bijhouden van een verwerkingsregister van persoonsgegevens wanneer wij optreden als verwerkingsverantwoordelijke;
• het invoeren van een privacygovernancestructuur binnen Ethias. We hebben een Data Protection Officer aangesteld., Zoals hierboven uitgelegd is hij het unieke aanspreekpunt voor alle vragen over de gegevensbescherming. We hebben ook een netwerk opgezet van « GDPR-medewerkers » die speciaal opgeleid zijn in privacykwesties. Zij worden ingezet in de directies en departementen: zij treden op als tussenpersoon tussen de DPO en de directies/departementen, zorgen voor de naleving van de GDPR en beantwoorden specifieke vragen over gegevensbescherming;
• de uitvoering van een projectbeheersproces dat het « privacy by design »-beginsel waarborgt. Het doel hiervan is ervoor te zorgen dat de projecten in ontwikkeling en de bestaande verwerkingen voldoen aan de huidige wetgeving en best practices inzake privacy. Het GDPR-netwerk wordt vanaf het begin betrokken bij alle nieuwe Ethias-projecten of -producten. Bovendien oefent de DPO controle uit;
• het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (hierna « Data Protection Impact Assessment » of « DPIA » genoemd) voor alle verwerkingen die een groot risico inhouden voor uw rechten en vrijheden en, wanneer dit risico is vastgesteld, het uitwerken en uitvoeren van maatregelen om dit risico te beperken. Het doel van deze DPIA's is ervoor te zorgen dat Ethias de risico's van « risicovolle » verwerkingen voor de gegevens- en privacybescherming adequaat beheert. Door een gestructureerde gedachtewisseling aan te bieden over de risico's voor de betrokkenen en hoe die te beperken, helpt de DPIA ons te voldoen aan de « privacy by. design »-vereiste.

5. Verwerkte gegevens

We verwerken uw gegevens op transparante wijze voor de doeleinden die bij het verzamelen van de gegevens zijn aangegeven.

De verwerkte persoonsgegevens behoren tot de hieronder beschreven categorieën. 

a. Persoonsgegevens

Deze categorie omvat gegevens die u direct (bijvoorbeeld uw voor- of achternaam) of indirect (bijvoorbeeld uw telefoonnummer of kentekennummer) kunnen identificeren.

Afhankelijk van het soort verzekering dat u afsluit, kunnen de volgende gegevens worden verzameld:

• identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, enz.);
• contactgegevens (adres, e-mailadres, telefoonnummer, enz.);
• gezinssamenstelling (burgerlijke staat, aantal kinderen, enz.);
• globaal financieel overzicht (uw onroerende goederen, loon, verzekeringscontracten, enz.);
• kenmerken van de woning, van het voertuig;
• beroep (beklede functie, opleiding, enz.); en
• hobby's en interesses.

b. Gevoelige gegevens

Sommige persoonsgegevens genieten, omwille van hun bijzonder gevoelige aard, bijzondere bescherming en mogen alleen worden verwerkt met inachtname van de specifieke voorwaarden van artikel 9 van de GDPR. Het gaat met name over persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, alsook de genetische gegevens, de biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een natuurlijke persoon, of de gegevens over gezondheid, of de gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele geaardheid.

Uw gevoelige gegevens worden in geen geval verwerkt zonder uw uitdrukkelijke voorafgaande toestemming, wanneer die vereist is, of voor prospectiedoeleinden.

c. Gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen

Wij verwerken gegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen alleen in de volgende gevallen:

• wanneer een wet die adequate waarborgen biedt dit toestaat;
• wanneer we het nodig hebben om onze eigen geschillen te beheren;
• wanneer u ons uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven;
• bij juridische adviezen, voor zover de verdediging van onze klanten dit vereist.

6. Hoe worden uw persoonsgegevens verzameld?

We verzamelen uw persoonsgegevens rechtstreeks bij u of via een derde partij.

 

a. Rechtstreeks bij u verzamelde gegevens

We verzamelen uw persoonsgegevens rechtstreeks bijvoorbeeld wanneer:

• u klant wordt;
• u de desbetreffende formulieren invult die wij u voorleggen;
• u gebruikmaakt van onze diensten en producten;
• u inschrijft op onze nieuwsbrieven, reageert op onze uitnodigingen (conferenties, enz.), deelneemt aan onze wedstrijden, enz.;
• u contact met ons opneemt via de verschillende communicatiekanalen die u ter beschikking staan;
• uw gegevens worden doorgegeven door personen die u daartoe opdracht hebt gegeven (verzekeraars,
• advocaten, experten, familieleden enz.) of die daartoe wettelijk gemachtigd zijn;
• u gefilmd wordt door onze bewakingscamera's in en rond onze gebouwen. De beelden worden uitsluitend opgenomen met als doel de veiligheid van goederen en personen te handhaven en het misbruik, fraude en andere strafbare feiten waarvan wij en onze klanten het slachtoffer kunnen worden te voorkomen (de aanwezigheid ervan wordt aangegeven door stickers met onze contactgegevens);
• u gegevens verstrekt bij het gebruik van onze websites (met inbegrip van onze sociale netwerkpagina's) en mobiele toepassingen, bijvoorbeeld wanneer:
  - u ons uw gegevens geeft wanneer u zich inschrijft op onze nieuwsbrief
  - u online een verzekeringsofferte aanvraagt
  - u online uw gegevens invult om te solliciteren naar een vacature bij Ethias;
  - u een schadegeval meldt of bijstand vraagt
  - u een ziekenhuisopname aangeeft
  - u online contracten afsluit;
  - u uw gegevens invult in de « privé-gedeelten » van de websites;
  - u uw Ethias-figuurtje creëert;
• u een van onze websites bezoekt of een van onze mobiele applicaties gebruikt die cookies en andere soortgelijke technologieën bevatten. Voor meer informatie over de cookies die wij gebruiken, verwijzen wij u naar ons Cookiebeleid: https://www.ethias.be/part/nl/wettelijk/cookie-infopage.html.

b. Gegevens verzameld via derden

We verzamelen uw persoonsgegevens via derden die ons deze hebben verstrekt bij het afsluiten of het beheer van een polis of bij het beheer van een schadegeval, of in het kader van onze promotieactiviteiten die worden georganiseerd overeenkomstig de toepasselijke regelgeving inzake e-privacy en de bescherming van persoonsgegevens.

Dit is met name het geval:

• wanneer een werkgever die voor zijn werknemers een groepsverzekering, een arbeidsongevallenverzekering of een collectieve ziektekostenverzekering afsluit;
• wanneer een onderwijsinstelling ons de identiteit meedeelt van de personen die gewond werden of betrokken waren bij een ongeval;
• wanneer een sportfederatie of sportclub ons de identiteit meedeelt van de verzekerde leden en de personen die gewond werden of betrokken waren bij een ongeval; en
• wanneer de partijen die betrokken waren bij een ongeval ons de identiteit meedelen van de tegenpartijen of getuigen; en
• van de commerciële partners van Ethias in het kader van de promotieactiviteiten van Ethias.

We verzamelen ook uw gegevens die gepubliceerd worden (Belgisch Staatsblad).

7. Rechtsgrond en doeleinden van de gegevensverwerking

Overeenkomstig de GDPR is elke gegevensverwerking gebaseerd op een rechtsgrondslag en voldoet zij aan (een) specifiek(e) doeleinde(n).

Ze is gebaseerd op één enkele rechtsgrondslag. Deze laatste wordt bepaald op basis van de volgende elementen:

• de aard van de persoonsgegevens; en
• het specifieke doeleinde (het doel of het « waarom ») waarvoor wij uw gegevens willen verwerken.
• Rechtsgrond: Voor het sluiten, uitvoeren en/of beheren van een overeenkomst op uw verzoek. Uw niet-gevoelige gegevens kunnen worden verzameld met het oog op:
• het beheer van de klantrelatie;
• de beoordeling of er een verzekeringsovereenkomst moet worden gesloten en/of welke voorwaarden daaraan moeten worden verbonden;
• de dienstverlening;
• het beheer en de behandeling van klachten;
• de opstelling en inning van facturen;
• de opvolging van commerciële besprekingen en geschillen met onze klanten en het beantwoorden van
• eventuele vragen;
• het verlenen van technische bijstand;
• het beheer van de contracten en schadegevallen.

Rechtsgrond: Om te voldoen aan onze wettelijke, reglementaire en administratieve verplichtingen als verzekeraar.

Uw gegevens kunnen worden verzameld voor:

• het beheer van arbeidsongevallen, groeps- of pensioenverzekeringen, hypothecaire kredieten, de voorkoming van het witwassen van geld;
• de uitvoering van de wetgeving m.b.t. de Insurance Distribution Directive;
• de bestrijding van fiscale fraude;
• de nakoming van de sociale en fiscale verplichtingen van Ethias;
• de nakoming van onze verplichting om de vragen te beantwoorden van de toezichthoudende of overheidsinstanties, zoals de gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA), de Nationale Bank van België (NBB), sector- of consumentenorganisaties (bv. de Ombudsman voor Verzekeringen), enz.

Rechtsgrond Wanneer het in ons rechtmatig belang is of dat van derden (zoals onze verzekerden en schuldeisers). In dat geval maken wij een zorgvuldige afweging tussen ons rechtmatige belang of dat van de derde en uw privacy.

Uw niet-gevoelige gegevens kunnen worden verzameld voor:

• de analyse van de behoeften van onze verzekerden in het kader van een gezond en doeltreffend marketingbeleid, voor zover de commerciële prospectie die daaruit voortvloeit niet leidt tot een geautomatiseerd besluit met rechtsgevolgen. Voor meer informatie over profilering: zie « Hoofdstuk 9 » hieronder;
• opsporing en voorkoming van misbruik en fraude;
• bescherming van de goederen van de onderneming;
• veiligheid van goederen en personen, alsook van onze netwerken en IT-systemen;
• bescherming van haar eigen belangen en die van haar verzekerden;
• onthulling van enig misbruik dat onze financiële status, onze resultaten en/of onze reputatie ernstig schaadt of zou kunnen schaden;
• bewijsvergaring;
• opvolging van onze activiteiten en administratieve kennis van de verschillende personen waarmee de maatschappij contacten onderhoudt, die het mogelijk maken de dossiers, makelaars en andere betrokkenen te identificeren;
• uitvoering van tevredenheidsonderzoeken;
• een online sollicitatie waarbij u uw gegevens aan Ethias meedeelt.
• beheer van klantenbestanden met het oog op een meer globale visie (bijvoorbeeld het opstellen van statistieken om te weten wie onze klanten zijn en hoe we ze beter kunnen leren kennen);
• uitvoeren van tests voor risicobeoordeling, vereenvoudiging, optimalisering en/of automatisering;
• implementatie van louter interne Ethias-processen om deze efficiënter te maken;
• implementatie van onlinesystemen om uw gebruikerservaring te verbeteren (bijv. oplossen van bugs op onze websites en mobiele applicaties, contact met u opnemen om technische problemen op te lossen wanneer we opmerken dat u online uw gegevens bent beginnen invullen om een dienst te ontvangen, maar dit proces niet hebt kunnen voortzetten, enz.);
• optimalisering en beheer van de distributiekanalen van Ethias.

Rechtsgrondslag - Wanneer wij om uw toestemming hebben gevraagd en u (of uw wettelijke vertegenwoordiger) ons die heeft gegeven. In dat geval worden uw persoonsgegevens verwerkt voor het(de) specifieke doeleinde(n) waarmee u via onze contractuele documenten, standaardformulieren of verzekeringstussenpersonen heeft ingestemd.

Uw niet-gevoelige gegevens kunnen worden verzameld om:

• een simulatie via onze online contractafsluiting op te volgen;
• u te informeren over onze nieuwe verzekeringsproducten die vergelijkbaar zijn met de producten die u hebt afgesloten;
• uw verzekeringsportefeuille te optimaliseren;
• de meest voordelige tarieven te genieten;
• u verzekeringsproducten aan te bieden die beter op uw gezins- of beroepssituatie zijn afgestemd.

Rechtsgrondslag - Wanneer wij u om uw uitdrukkelijke toestemming hebben gevraagd.

Uw gevoelige gegevens kunnen worden verzameld om:

• verzekeringscontracten (levensverzekering, hospitalisatieverzekering, verzekering gewaarborgd inkomen, ...), een schadegeval met lichamelijk letsel of uw medisch dossier (verkeersongeval, arbeidsongeval, sportongeval, ...) met betrekking tot de gezondheidsgegevens te beheren; en/of
• u te vertegenwoordigen in het kader van verzekeringen die verband houden met uw beroepsactiviteit (bv. groepsverzekering, arbeidsongevallenverzekering, enz.) wanneer u een vakbondsafgevaardigde mandateert.

Uw persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen kunnen worden verzameld om:

• te beoordelen of er een autoverzekeringsovereenkomst moet worden gesloten en/of welke voorwaarden daaraan moeten worden verbonden.

Rechtsgrondslag - Wanneer de verwerking van gegevens nodig is voor de vaststelling, de uitoefening of de onderbouwing van een rechtsvordering; / Beheer van onze eigen wanbetalingen. 

Het is mogelijk dat wij uw persoonsgegevens, met inbegrip van gezondheidsgegevens en/of persoonsgegevens in verband met strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen, in de volgende gevallen moeten verwerken: hetzij voor de vaststelling, de uitoefening of de onderbouwing van eventuele rechtsvorderingen, hetzij voor het beheer van onze eigen geschillen, in het kader van juridische adviezen, voor zover de verdediging van onze klanten dit vereist.

8. Gegevensverwerking voor prospectiedoeleinden

a. Prospectie door Ethias

Op basis van ons rechtmatig belang of van uw toestemming, naargelang het geval, kunnen we uw persoonsgegevens verwerken voor prospectiedoeleinden.

We baseren ons op onze rechtmatige belangen voor prospectie:

• per gewone post, per telefoon.

We baseren ons op onze rechtmatige belangen voor prospectie:

• per e-mail en sms overeenkomstig de e-privacyrichtlijn, die is omgezet in het Wetboek van economisch recht (« Boek XII - Wet op de elektronische economie ») en in het Koninklijk Besluit van 4 april 2003 tot reglementering van het verzenden van reclame per elektronische post. Er is echter een uitzondering voor onze bestaande klanten die hun elektronische contactgegevens hebben verstrekt bij de aankoop van soortgelijke producten of diensten en op voorwaarde dat hen steeds de mogelijkheid wordt geboden om hun recht van bezwaar uit te oefenen. Voorts is geen toestemming nodig voor onpersoonlijke adressen van rechtspersonen;

Zonder uw voorafgaande toestemming zullen wij uw gegevens niet aan derden doorgeven of meedelen voor hun eigen prospectiedoeleinden.

Indien de verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u deze op ieder ogenblik intrekken, zoals uitgelegd in het deel 12, h « Rechten ».

Het doel is meer te weten te komen over uw verwachtingen en behoeften, zodat wij u relevante aanbiedingen en voorstellen kunnen sturen.

 

In de onderstaande lijst staan de gevallen waarin contact met u kan worden opgenomen:

• om u te informeren over onze nieuwe verzekeringsproducten die vergelijkbaar zijn met de producten die u hebt afgesloten;
• om uw verzekeringsportefeuille te optimaliseren;
• om de meest voordelige tarieven te genieten;
• om u verzekeringsproducten aan te bieden die beter op uw gezins- of beroepssituatie zijn afgestemd;
• om u aanbiedingen of voorstellen, zoals verzekeringsaanbiedingen, te sturen; of
• om u voorstellen te sturen om aan wedstrijden deel te nemen.

In het kader van deze prospectie kunnen we contact met u opnemen via de gebruikelijke kanalen (telefoon, gewone post, enz.) of via elektronische weg (e-mail, sms, enz.).

We gebruiken enkel gegevens:

• die u ons rechtstreeks of onrechtstreeks heeft meegedeeld tijdens uw interacties met ons (bv. uw betaalgewoonten i.v.m. vervaldagberichten, uw schadeverleden, enz.;)
• die wij van onze commerciële partners hebben verkregen nadat u daarvoor toestemming hebt gegeven;
• die wij hebben verkregen via cookies (en/of andere soortgelijke technologieën) die u hebt geaccepteerd tijdens het surfen op onze websites en mobiele toepassingen, waaronder de Ethias' pagina's op de sociale netwerken (bv. onze Facebook-pagina). Deze gegevens kunnen zo nodig door een professionele dataleverancier worden gecorrigeerd.

We gebruiken uw gevoelige gegevens (d.w.z. de gegevens bedoeld in « Hoofdstuk 5, punt b) en c) », zoals uw gezondheidsgegevens) nooit voor prospectiedoeleinden.

b. Prospectie en kinderen

We richten geen reclame voor verzekeringsproducten rechtstreeks aan kinderen jonger dan 16 jaar, tenzij de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt, daarmee instemt.

c. Bezwaar maken tegen prospectie

Indien u bezwaar wenst te maken tegen onze prospectiecommunicatie op basis van onze rechtmatige belangen, verzoeken we u:

• het daartoe bestemde vakje in onze contractuele documenten aan te vinken; of
• een gedateerd en ondertekend verzoek samen met een kopie van beide zijden van uw identiteitskaart per post te versturen naar het volgende adres: Ethias nv, Data Protection Officer, Rue des Croisiers, 24 te 4000 Liège of te mailen naar: DPO@ethias.be; of
• de cookies (en andere soortgelijke technologieën) op onze websites en mobiele applicaties, waaronderonze sociale netwerkpagina's, uit te schakelen.

9. Gegevensverwerking: profilering

Profilering is de verwerking van persoonsgegevens van een persoon om zijn gedrag te analyseren en te voorspellen. Het omvat ook de doelgroepbepaling die bij marketingcampagnes of segmentaties wordt gebruikt.

Voor de profilering baseren wij ons, afhankelijk van het geval (nagestreefde doel, gevolgen voor de betrokkene en eventuele geautomatiseerde besluitvorming), op ons rechtmatige belang of op uw toestemming (opt-in). Afhankelijk van het geval kan een andere rechtsgrondslag worden ingeroepen (bv. een wettelijke verplichting of de uitvoering van het contract).

Wij kunnen gebruikmaken van profilering om onze klanten beter te leren kennen en om onze communicatie en aanbiedingen aan te passen en zo de doeltreffendheid van onze marketingcampagnes te verbeteren. Daartoe worden enkel gegevens verzameld die noodzakelijk zijn voor deze mededelingen, namelijk:

• naam, voornaam;
• taal;
• telefoonnummer, e-mail adres, woonadres;
• burgerlijke staat, gezinssamenstelling;
• beroepsactiviteit en activiteitensector;
• hobby's en interesses.

Profilering wordt ook gebruikt voor prospectiedoeleinden om ervoor te zorgen dat u relevante aanbiedingen ontvangt die op uw behoeften zijn afgestemd. Dit omvat met andere woorden:

• een segmentering volgens algemene of specifieke profielen om uw behoeften, gedrag en/of aankooppotentieel zo goed mogelijk te voorspellen en in te schatten. Daartoe houden wij rekening met uw categorie verzekeringnemers en de « scharniermomenten » in uw leven waarvoor een verzekeringsproduct of -dienst nuttig kan zijn (bv. eerste baan, aankoop van een voertuig of woning, geboorte, pensionering, enz.;)
• de beoordeling van uw verwachtingen ten aanzien van Ethias als dienstverlener, zoals uw proactiviteit op het vlak van verzekeringen, uw bereidheid om periodieke feedback over uw portefeuille te ontvangen, enz.; Privacy Charter 13
• het volgen van uw belangstelling voor de door Ethias aangeboden producten en diensten, onder meer via:
  • de deelname aan een wedstrijd;
  • het uitvoeren van een simulatie;
  • het gebruik van een applicatie;
  • het informatieverzoek;
  • toekomstige gebeurtenissen (bv. de aankoop van een nieuw huis, een nieuwe auto, enz.);
  • het onderzoek van uw producten en diensten om een voorstel te doen voor een reeks soortgelijke producten en diensten die u een algemeen voordeel zouden kunnen opleveren;
• het onderzoek van het gebruik van uw producten en diensten om u andere producten en diensten te kunnen aanbieden die beter op uw persoonlijke situatie zijn afgestemd.

Om bezwaar te maken tegen onze profileringsactiviteiten of uw toestemming in te trekken, kunt u uw gedateerd en ondertekend verzoek, samen met een kopie van beide zijden van uw identiteitskaart, per post versturen naar het volgende adres: Ethias SA, DIM-Spoc GDPR, Rue des Croisiers 24 te 4000 Liège of mailen naar: DPO@ethias.be.

10. Minimale gegevensverwerking en proportionaliteit

Er worden alleen persoonsgegevens verzameld die passend, relevant en beperkt zijn tot hetgeen noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt (beginsel van minimale verwerking). Voor elke gegevensverwerking gaan we na of zij noodzakelijk is om het beoogde doel te bereiken en of zij de minst ingrijpende maatregel is in vergelijking met de andere middelen om hetzelfde doel te bereiken.

11. Transparantie

We stellen alles in het werk om u beknopte en duidelijke informatie te verstrekken over de uitgevoerde gegevensverwerking en de doeleinden ervan. We passen de taal alsook de gebruikte termen en communicatiemiddelen aan het doelpubliek aan.

12. Uw rechten

Behalve in gevallen waarin de GPDR of een in België geldende wettelijke bepaling zich hiertegen verzet, heeft u de volgende rechten:

• recht van inzage;
• recht op rectificatie;
• recht op gegevenswissing (« recht op vergetelheid »);
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens;
• recht van bezwaar;
• recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op een geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering, gebaseerde beslissing die rechtsgevolgen voor u heeft of die op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treft;
• recht om uw toestemming in te trekken.

We implementeren procedures die u in staat stellen uw rechten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens op doeltreffende wijze uit te oefenen. Deze procedures moeten er ook voor zorgen dat uw verzoeken zo snel mogelijk worden behandeld. Als verzekeraar kan Ethias niet het risico nemen in te gaan op een verzoek dat niet van een bevoegd persoon komt. Daarom moeten we de identiteit van onze contactpersoon controleren en vragen we u ons een kopie van beide zijden van uw identiteitskaart te bezorgen.

Om uw rechten uit te oefenen of voor vragen over de bescherming van uw persoonsgegevens kunt u uw gedateerd en ondertekend verzoek, samen met een kopie van beide zijden van uw identiteitskaart, per post versturen naar het volgende adres: Ethias SA, DIM-Spoc GDPR, Rue des Croisiers 24 te 4000 Liège of mailen naar: DPO@ethias.be.
 

a. Recht van inzage

U heeft het recht om uw persoonsgegevens die in ons bezit zijn in te kijken. Dit recht geeft u ook het recht om informatie te bekomen die kenmerkend is voor de verwerking, namelijk:

• het doeleinde van de gegevensverwerking;
• de categorieën van verwerkte persoonsgegevens;
• de ontvangers aan wie uw gegevens worden meegedeeld;
• indien mogelijk, de bewaartermijn ervan of, in voorkomend geval, de criteria die zijn gebruikt om die termijn te bepalen;
• het bestaan van geautomatiseerde beslissing (met inbegrip van profilering) en, in dat geval, de logica die daaraan ten grondslag ligt, alsook de betekenis en de gevolgen van deze beslissing (zie « deel 12 g) »).

Voor de inzage van medische gegevens geldt een termijn van één maand vanaf de ontvangst van het verzoek of van twee maanden indien de gevraagde gegevens meer dan 5 jaar oud zijn.

b. Recht op rectificatie

Het is belangrijk dat u de controle over uw gegevens behoudt. Indien u dus vaststelt dat de gegevens waarover wij beschikken onjuist zijn, kunt u ons op ieder ogenblik verzoeken deze aan te vullen of te corrigeren.

Nadat u de wijzigingen heeft bevestigd, worden uw gegevens binnen een termijn van maximum een maand, te rekenen vanaf het moment dat uw identiteit gecontroleerd is, bijgewerkt..

c. Recht op gegevenswissing (« recht op vergetelheid »)

U hebt het recht om de verwijdering van de persoonsgegevens waarover we beschikken te vragen. In bepaalde specifieke gevallen laat de wetgeving u toe uw persoonsgegevens te verwijderen. Dit is het geval indien:

• uw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor we ze verzameld hebben;
• de verwerking van uw gegevens enkel berust op uw toestemming en u beslist deze in te trekken;
• u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens en er aan onze kant geen gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de uwe;
• u van mening bent dat de verwerking onrechtmatig is en voor zover dat inderdaad het geval is;

Dit recht is echter niet absoluut. Wij kunnen uw gegevens bewaren wanneer dat nodig is voor onder andere:  

• de nakoming aan een wettelijke verplichting;
• de uitvoering van onze contractuele verplichtingen;
• statistische doeleinden, met dien verstande dat we in dergelijke gevallen alle technische en organisatorische maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat het beginsel van minimale gegevensverwerking in acht wordt genomen;
• voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechten in rechte.

Nadat u de verwijdering van uw gegevens heeft bevestigd, worden ze binnen een termijn van maximum een maand, te rekenen vanaf het moment dat uw identiteit gecontroleerd is, verwijderd.

d. Recht op beperking van de verwerking

De wet bepaalt de gevallen waarin u de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens kunt vragen. Het betreft de volgende hypothesen:

• u betwist de juistheid van de persoonsgegevens, gedurende een periode die we nodig hebben om de juistheid van de gegevens te controleren;
• de verwerking is onwettig en u maakt bezwaar tegen het wissen ervan en eist in plaats daarvan een beperking van het gebruik ervan;
• u stelt vast dat uw persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor ons en wenst de verwerking ervan te beperken tot de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van uw rechtsvordering;
• u hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens bij de controle of onze gerechtvaardigde redenen voor de verdere verwerking zwaarder wegen dan de uwe.

In deze gevallen wordt u erop attent gemaakt dat uw gegevens nog steeds kunnen worden verwerkt indien:

- u met deze verwerking instemt; of

- de verwerking van uw gegevens noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van rechten in rechte; of

- de verwerking noodzakelijk is voor de bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon; of

- de verwerking noodzakelijk is om zwaarwegende redenen van algemeen belang.

e. Recht op overdraagbaarheid

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming of omdat zij noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst, hebt u een recht op overdraagbaarheid. Met dit laatste kunt u een deel van uw persoonsgegevens recupereren in een gestructureerde, algemeen gebruikte en machineleesbare vorm. Bovendien kunt u ons op grond van dit recht vragen om uw gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke door te geven, indien dit technisch mogelijk is.

f. Recht van bezwaar

Wanneer we uw persoonsgegevens verwerken op grond van ons rechtmatig belang, hebt u het recht bezwaar te maken tegen deze verwerking om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. Wij kunnen uw bezwaar afwijzen wanneer er dwingende gerechtvaardigde redenen voor verdere verwerking zijn of wanneer de verwerking gerechtvaardigd is voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Wij wijzen u erop dat we het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor profilering of voor prospectie- of direct marketingdoeleinden niet kunnen weigeren.

g. Recht dat er geen beslissingen over u worden genomen die uitsluitend op geautomatiseerde wijze tot stand komen, als de beslissing rechtsgevolgen voor u heeft of u op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treft

Om u een kwaliteitsvolle dienstverlening te kunnen aanbieden, automatiseren wij bepaalde

gegevensverwerkingen om de besluitvorming te vergemakkelijken. Deze geautomatiseerde verwerkingen moeten aan strikte voorwaarden voldoen, zij moeten ofwel:

• noodzakelijk zijn voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst;
• gebaseerd zijn op uw uitdrukkelijke toestemming;
• wettelijk toegestaan zijn.

In het kader van deze geautomatiseerde beslissing heeft u de volgende rechten:

• om ervan in kennis te worden gesteld dat er over u een volledig geautomatiseerde beslissing is genomen die rechtsgevolgen voor u heeft of die u op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treft;
• om te vragen en geïnformeerd te worden over de logica achter een dergelijke beslissing, de betekenis ervan en de gevolgen die eruit voortvloeien;
• om de beslissing aan te vechten en uw zienswijze te geven;
• om menselijke inmenging te vragen om de beslissing te herbekijken.

h. Recht om uw toestemming in te trekken

Als de verwerking van uw persoonsgegevens uitsluitend berust op uw toestemming, kunt u deze op ieder ogenblik intrekken. We zullen ervoor zorgen dat de gegevens worden gewist, tenzij er een andere wettelijke reden is om ze te verwerken (bv. wanneer de verwerking noodzakelijk is om een contract na te komen). 

Indien de gewiste gegevens voor verschillende doeleinden worden verwerkt, mogen wij die gegevens niet gebruiken voor het deel van de verwerking waarvoor uw toestemming is ingetrokken, of voor alle doeleinden, afhankelijk van de aard van de intrekking van de toestemming. 

Wanneer uw verzoek echter betrekking heeft op gezondheidsgegevens, dan zijn deze gegevens noodzakelijk om de omvang van de schadevergoeding in het kader van een verzoek tot tussenkomst vast te stellen. Als gevolg daarvan kunnen we misschien geen gevolg geven aan uw verzoek of het contract niet uitvoeren. 

Het uitoefenen van dit recht doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens in de periode die aan uw verzoek voorafgaat.

i. Recht om een klacht in te dienen

Indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens een inbreuk vormt op uw privacy, hebt u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (hierna « GBA »):

• via hun website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
• per post naar het volgende adres:
  Gegevensbeschermingsautoriteit
  Drukpersstraat 35
  1000 Brussel
  Tel: +32 2 274 48 00
• per e-mail: contact@apd-gba.be

j. Uitzonderingen op de uitoefening van uw rechten: bijzondere bepalingen inzake het witwassen van geld

Krachtens de bepalingen inzake het witwassen van geld, is Ethias verplicht witwasoperaties te voorkomen, op te sporen en te melden aan de overheden. Daartoe verwerken wij zowel persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben als deze afkomstig van andere kanalen zoals World-Check van Thomson Reuteur of andere internetzoekmachines. Na deze verschillende controles, kunnen we bepaalde transacties blokkeren en deze melden bij de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI). De hierboven vermelde rechten kunnen dan nietworden uitgeoefend en moet u contact opnemen met de GBA.

13. Gegevensbewaring

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is om deze doeleinden te verwezenlijken; in het algemeen worden uw gegevens bewaard tot het einde van de uitvoering van uw contract of vordering en soms daarna, zoals hieronder uitgelegd. De bewaringstermijn varieert naargelang het soort gegevens en de ter zake geldende wet wetgeving. Na deze periode worden uw gegevens gewist.

Sommige van uw gegevens worden echter bewaard om:

• te voldoen aan onze wettelijke bewaarplicht;
• te voldoen aan onze verplichtingen die voortvloeien uit de sociale wetgeving;
• de uitvoering van contractuele vorderingen tot het verstrijken van de toepasselijke verjaringstermijn te garanderen;
• te reageren op potentiële of feitelijke geschillen.

Het opslaan van uw gegevens brengt risico's met zich mee. Er kunnen bepaalde middelen worden aangewend om de bewaring ervan te beperken, namelijk:

• de normale toegangsrechten tot de opgeslagen gegevens beperken;
• middelen voor het opslaan/archiveren van gegevens;
• scheiding van gegevens;
• door het gebruik van versleutelingstechnieken of cryptografie zijn de opgeslagen gegevens ontoegankelijk via de standaardinstellingen van de toegangsrechten van de gebruiker en voor alle verwerkingsverrichtingen.

We zien erop toe dat onze partners en leveranciers die namens ons persoonsgegevens verwerken (onze gegevensverwerkers) deze bewaringsvereisten eveneens naleven. Voor meer informatie over hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren, kunt u mailen naar het volgende e-mailadres: DPO@ethias.be.

14. Doorgifte van gegevens en ontvangers

Als verzekeraar zijn wij verplicht uw persoonsgegevens aan derden mee te delen om onze opdrachten uit te voeren, om te reageren op vorderingen van schadelijders, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen of in het kader van onze promotionele activiteiten. Deze derden kunnen gevestigd zijn binnen de Europese Economische Ruimte (hierna « EER » genoemd), maar ook daarbuiten.

 

a. Doorgifte van gegevens binnen de EER - Ontvangers

Binnen de EER kunnen uw persoonsgegevens worden meegedeeld aan:

• onze medewerkers en adviseurs;
• de andere entiteiten van de groep, hun medewerkers en adviseurs;
• aan andere verzekeringsondernemingen die betrokken zijn bij het beheer van contracten of schadegevallen, hun vertegenwoordigers in België en hun correspondenten in het buitenland;
• aan « Datassur »;
• herverzekeringsondernemingen;
• banken;
• schaderegelingskantoren (nationaal of internationaal);
• in sommige gevallen, verzekeringstussenpersonen met wie wij samenwerken;
• alle medische of technische deskundigen, advocaten, technische adviseurs, herstellers, die optreden in het kader van het beheer van een contract of een schadegeval;
• privédetectives voor eventuele onderzoeken in fraudezaken;
• onze IT-dienstverleners (NRB, Assurcard, enz.);
• onze commerciële partners (onder voorbehoud van uw toestemming) zoals bv. consumentenverenigingen,
• verzekeringen.be, Ethias Services, enz.;
• marketing- en communicatiebureaus;
• bedrijven die belast zijn met het beheer van documenten (scannen, archiveren, verzenden van poststukken, enz.);
• de bij wet bepaalde sociale, fiscale en administratieve autoriteiten;
• de toezichthoudende autoriteiten en de Ombudsman van de Verzekeringen.

Overeenkomstig de standaardpraktijken inzake gegevensbescherming en -beveiliging zorgen wij ervoor dat wij alleen gegevens doorgeven die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken, voor het nakomen van een contractuele/wettelijke verplichting, of voor het rechtmatige belang dat deze doorgifte rechtvaardigt. Deze derden hebben zich er tevens toe verbonden deze gegevens vertrouwelijk te behandelen en binnen de grenzen van het doeleinde waarvoor zij zijn doorgegeven.

Wat onze gegevensverwerkers betreft, sluiten wij systematisch met elk van hen een gegevensverwerkingsovereenkomst. Zij moeten de beginselen van dit Charter naleven. Wij voeren audits uit om ervoor te zorgen dat de toepasselijke contractuele en wettelijke verplichtingen worden nageleefd. Onze gegevensverwerkers zijn ook verplicht deze nalevingsverplichtingen aan hun eigen onderaannemers op te leggen. 

Wij wijzen u erop dat uw gegevens niet zonder uw toestemming kunnen worden doorgegeven voor commerciële doeleinden.

b. Doorgifte van gegevens aan derden buiten de EER - Ontvangers

Indien wij uw persoonsgegevens buiten de EER doorgeven, zullen wij nagaan of in het betrokken land hetzelfde beschermingsniveau geldt als binnen de EER, of er passende waarborgen zijn ingebouwd (encryptie, pseudonimisering, standaard contractclausules, enz.), of dat er afwijkingen kunnen worden ingeroepen. 

In het geval van schadebeheer kan het, afhankelijk van de situatie, nodig zijn dat wij persoonsgegevens buiten de EER doorgeven met het oog op de juiste uitvoering van ons contract met de klant.

15. Cookies

Wij gebruiken cookies op onze websites. Een cookie is een klein bestand dat door een server op de terminal van een gebruiker (computer, telefoon, enz.) wordt opgeslagen en aan een webdomein wordt gekoppeld. Deze cookies laten ons toe onze website te verbeteren, het surfen te vergemakkelijken, u een optimale ervaring te bieden of ons publiek te analyseren (zie « Hoofdstuk 19. Definities » hieronder).

Voor meer informatie over ons cookiebeleid verwijzen we u naar de volgende pagina: https://www.ethias.be/part/nl/wettelijk/cookie-infopage.html.

16. Opleiding en sensibilisering

We vinden het belangrijk om ons personeel bewust te maken van gegevensbescherming en de GDPR-beginselen. Daarom is er voor onze medewerkers een opleidingsprogramma dat is afgestemd op hun functies en de gegevensverwerkingsactiviteiten die zij verrichten.

Bovendien zorgt ons netwerk van GDPR-medewerkers (zie « Hoofdstukken 3 en 4 ») voor de bewustmaking van het personeel en voor de bevordering van de privacybescherming binnen al onze departementen.

17. Beveiliging en governance: technische en organisatorische maatregelen

Op het vlak van beveiliging implementeren we passende technische en organisatorische maatregelen om ons te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde bekendmaking van of toegang tot doorgezonden, opgeslagen of verwerkte persoonsgegevens.

Om het passende beveiligingsniveau voor onze organisatie te bepalen, beoordelen wij de risico's die verbonden zijn aan elk van de gegevensverwerkingsverrichtingen die wij uitvoeren naargelang hun context (aard, doel, reikwijdte, categorieën van verwerkte gegevens) en de beschikbare technologische middelen.

Op het vlak van governance hanteren wij de nodige procedures om ervoor te zorgen dat aan de verplichtingen en vereisten van de GDPR wordt voldaan, namelijk:

• gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (GBE) of Data Protection Impact Assessment (DPIA)
• methodologieën voor risicobeoordeling, met name in het kader van doorgiften buiten de EER (« Transfer Impact Assessments » of « TIA »);
• methoden voor gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen (« Privacy by. design and Privacy by. default »).

Deze procedures stellen ons in staat te bepalen of de verwerking van de gegevens rechtmatig is, of er risico's aan verbonden zijn en, zo ja, welke technische en organisatorische maatregelen moeten worden genomen om deze risico's te beperken.

18. Wijziging van het Charter

Dit Charter kan op ieder ogenblik en zonder voorafgaande kennisgeving van wijziging worden bijgewerkt. Raadpleeg het regelmatig op onze website.

Laatste update: 15-06-22

19. Definities

De bescherming van de persoonlijke levenssfeer: een grootschalige verbintenis van onze maatschappij.

In een streven om de vertrouwelijkheid en de integriteit van haar gegevens te bewaren, heeft Ethias dit engagement meegedeeld aan het voltallige personeel.

De verzekering vereenvoudigen om u zekerheid, gemoedsrust en ondernemingsvrijheid te bieden, met innovatieve producten en diensten. Als partner van uw dagelijkse leven stellen wij onze expertise en ons dynamisme tot uw dienst.